Treinamento “Processos Seguros e Ágeis” apresenta procedimento para facilitar a alta performance dos cartórios 4d2h1m

No último sábado (15/04), o Colégio Notarial do Brasil – Seção Minas Gerais (CNB/MG), realizou o 5º Módulo do Programa de Gestão e Capacitação Extrajudicial, com a temática “Processos Seguros e Ágeis”. O evento é uma parceria do CNB/MG com o Colégio Registral Imobiliário do Estado (Cori-MG) e o Grupo Txai. Ministrado pela consultora organizacional e CEO Grupo Txai, Denise da Cruz, o treinamento aconteceu na sede do Cori e também em ambiente virtual – remotamente.

“O treinamento dos Processos Seguros e Ágeis ajuda com que o cartório organize sistematicamente, o-a-o, uma metodologia como se o titular estivesse executando a mesma atividade em todos os lugares”, afirmou Denise.

Após uma breve retrospectiva em que os alunos puderam contar e compartilhar suas experiências ao longo dos treinamentos do Programa de Gestão e Capacitação Extrajudicial, a consultora Denise Cruz, iniciou tratando do tema: “Mapeamento de Processos”.

Além dos métodos eficientes para os cartórios apresentados, a palestrante também trouxe atividades práticas e reflexivas. Entre elas, o desenho do fluxo do serviço de cada serventia, onde foi possível entender os pontos deficitários dos trâmites internos para melhoria dos serviços prestados e, consequentemente, satisfação dos funcionários do cartório.

Segunda etapa

A segunda parte do treinamento “Processos Seguros e Ágeis” começou com o “Fluxograma”, uma ferramenta que permite padronizar processos de trabalho. Os alunos aprenderam a desenhar o fluxograma, por meio de um aplicativo sugerido.

Ao adentrar nos Pops (Procedimento Operacional Padrão), a consultora Denise Cruz mostrou uma ferramenta que replica a imagem e os alunos participaram de forma descontraída, postando a foto com a legenda: “eu em todos os lugares do cartório”. Ela, ainda, mostrou a importância de executar bem os Pops para conseguir gerenciar todas as áreas da serventia.

Denise explicou o a o do que pode ser medido no processo dos Pops dentro dos cartórios: Tempo Médio de Espera; Tempo de Atendimento; Prazo médio de Registro de Averbações; Prazo Médio de Entrega de Escrituras; Índice de Erros Operacionais e Não Conformidades; e Produtividade Individual e Setorial.

“Isso ajuda a ter a garantia que aquele colaborador que fica lá na ponta vai executar o processo como se fosse o titular. Isso acontece porque foi desenhado um procedimento, uma receita de bolo, para o colaborador executar, contribuindo para a segurança jurídica, reduzindo os prazos e custos, o que ajuda a aumentar faturamento”, finalizou a ministrante Denise Cruz.

Depoimentos

O escrevente substituto do Cartório do 4º Ofício de Notas de Belo Horizonte, Márcio Santos, atua, há 26 anos, na serventia e viu o treinamento como uma oportunidade de aprendizado, apesar da experiência que tem na função.

Segundo a visão da Silvia Júdice, Tabeliã do 2º Ofício de Notas e Protesto de Itabirito, o 5º módulo está sendo o melhor, pois tem possibilitado ampliar seus conhecimentos.

Já a escrevente do Cartório do 2º Ofício de Notas de Santa Luzia, Tayná Cardoso, comentou que o treinamento Processos Ágeis é bem exemplificado e auxilia no mapeamento do fluxograma do cartório, facilitando a vazão aos procedimentos.

O próximo módulo terá como tema “Gestão Financeira para Cartórios” e está previsto para acontecer no dia 27 de maio, na sede do CORI/MG.

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Fonte: Assessoria de comunicação do CNB/MG